Le plan de gestion de crise est un document dans lequel est détaillée l’attitude d’une entreprise lors des scénarios de crise. Il est flexible puis contient les différents types de crises qui peuvent nuire à votre société, ceux qui interviendront et leurs rôles. En raison de normes que doit avoir ce document, il est nécessaire de suivre des étapes bien définies pour réussir sa rédaction. Si vous envisagez d’établir un plan de gestion de crise, voici comment y parvenir.
Définir l’objectif de votre plan de gestion de crise
Préciser les objectifs de votre plan de gestion de crise est la toute première étape pour établir ce document. Ces derniers doivent figurer sur les toutes premières pages du plan de crise. Cette partie du document ne doit pas être longue. Elle doit contenir des informations nécessaires, concises et précises. Celles-ci sont tenues de traduire votre intention et le moment idéal pour se servir du document. Pour cela, vous devez le faire sous forme écrite et en plusieurs exemplaires. Il sera ainsi plus facile d’être conservé.
En outre, vous devez également préciser dans cette partie du document ceux à qui il est destiné. Il faudra montrer clairement que le plan de crise appartient à la cellule chargée de la gestion de crise.
Mentionner les situations de crise
La deuxième partie de votre document doit mentionner quelques crises qui peuvent surgir dans l’avenir. Celles auxquelles une entreprise peut être confrontée sont énormes. Il peut s’agit :
- des accidents critiques (tremblement de terre, inondations, vols, fraude, incendies, etc.) ;
- de problèmes de santés urgents ou
- d’atteinte à la réputation ou à l’intégrité de l’entreprise
Ces situations de crise suscitées sont quelques-unes seulement parmi des nombreuses. Bien évidemment, elles peuvent constituer des défis pour la direction de votre entreprise puis nécessiter certaines actions précises et utiles pour un cas précis. Lorsque ces situations sont mentionnées à l’avance, il sera plus facile pour vous de faire face aux problèmes et de les gérer efficacement sans perdre du temps. Pour y parvenir, vous devez définir les attitudes à avoir lorsque ces imprévus vont apparaître.
Le protocole de communication
Pour limiter les dommages lors des scénarios de crise, il est souhaitable d’agir promptement. Il est donc recommandé de dresser la liste des personnes plus importantes à joindre suivie de leurs coordonnées respectives. Veuillez mentionner la toute première personne à contacter au début.
Vous pouvez répartir les rôles respectifs et les moyens ou les services offerts par chaque individu de l’équipe. Le but est de faciliter la tâche à l’équipe de gestion de crise. Pour une situation d’attaque informatique par exemple, contacter immédiatement un professionnel du domaine est la meilleure solution.
Créer votre plan d’action
Les plans d’action sont en réalité la base de votre plan de gestion. Dans cette partie, il est recommandé d’en proposer un qui soit efficace adaptée à chaque scénario de crise. Pour ce faire, faites une liste des plans d’action pour vite résoudre la crise étape par étape.
Toutefois, pensez à proposer des solutions réalistes et faciles. Grâce à cette liste, vous serez moins sollicité pour prendre les décisions puisque tout est déjà détaillé dans le document. Vous n’aurez qu’à vous concentrer sur la mise en œuvre des mesures prises dans le plan de gestion de crise.
Établir une équipe de gestion de crise
Dans le cadre de la mise en place d’un plan de gestion de crise, il est important de constituer une équipe solide. Pour ce faire, il faut compter sur certains membres importants de votre organisation. Vous devez garder à l’esprit que cette équipe se doit d’être responsable, notamment en ce qui concerne la mise en œuvre et la coordination des réponses données en cas de crise. De même, il est impératif que votre équipe soit formée à faire face à des situations inhabituelles. C’est la raison pour laquelle elles doivent être compétentes et disposer des ressources nécessaires leur permettant de prendre les meilleures décisions au moment opportun. Par ailleurs, votre équipe doit être formée à faire face à des situations stressantes, tout en étant à même d’adapter sa réflexion et sa capacité à agir dans les plus brefs délais. Nous vous conseillons d’inclure dans votre cellule de crise, différents départements de votre entreprise.
Cela peut être le cas avec les responsables suivants :
- les opérations ;
- les ressources humaines ;
- le service communication ;
- la direction générale.
Sache qu’en optant pour une telle solution, vous serez à même d’assurer une parfaite coordination tout en assurant des prises de décision adaptées et en concertation avec les services majeurs.
Établir des procédures de suivi et d’évaluation
Lorsque vous aurez enfin mis en place un plan de gestion de crise, la prochaine étape consiste à établir les procédures de suivi et d’évaluation. Ces dernières sont importantes, car elles permettent de garantir une efficacité en continu. En mettant en place des procédures, vous réussirez à identifier les points forts et les points faibles de votre plan. De cette manière, vous serez à même d’apporter les modifications et les améliorations nécessaires. Évidemment, il convient de rester à jour et de veiller à ce que votre plan reste pertinent. Enfin, il peut être opportun d’effectuer des exercices de simulation. Cela permettra d’évaluer votre capacité à réagir rapidement en fonction de différents scénarios de crise. Enfin, vous pourrez analyser vos résultats dans un souci d’amélioration constante.
