Comment utiliser Excel : comment fonctionne t-il ?

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Word, Paint, Excel, la maîtrise des ces 3 suites bureautiques est devenue indispensable dans le monde du travail mais aussi pour les études. En effet, ils facilitent l’élaboration de certaines tâches et permettent de gagner un temps considérable.

Il est donc primordial d’apprendre à utiliser ces outils de bureau pour augmenter vos chances de recrutement.

Dans cette optique, notre article se propose de vous aider à maîtriser Excel qui lui, vous épargne de nombreuses opérations.

Pour quelles tâches utiliser Excel ?

Avant toute chose, il est à noter qu’Excel peut être utilisé dans divers domaines, allant des mathématiques pures au commerce et en passant par le calcul de paies ou autres. En effet, celui-ci propose un nombre incalculable de fonctions classées en catégories auxquelles, vous pouvez accéder simplement en tapant CTRL + F et dont nous citons :

  • l’ingénierie avec les fonctions OCTAVIN, BINDEC, CONVERT…etc ;
  • les mathématiques et trigonométrie avec notamment PGCD, pi, PRODUIT, PUISSANCE, SOMME, ROMAIN, ARRONDI, ALEA.ENTRE.BORNES…etc.
  • les statistiques grâce aux fonctions : ÉCART-TYPE, MAX, MIN, GRANDE.VALEUR, PETITE.VALEUR, MÉDIANE, MOYENNE, MODE, PREVISION, RANG, NB.VIDE et NB.SI
  • la compatibilité grâce aux LOI.NORMALE et LOI.BINOMIALE
  • les finances avec le calcul de VAN, NPM, TAUX.NOMINAL et TRIM ;
  • le Web avec : FILTRE.XML, URL.ENCODAGE…etc.

Quelles sont les étapes à suivre pour maîtriser Excel ?

Selon la tâche que vous voulez accomplir, les étapes à suivre diffèrent. Toutefois, les exemples suivants sont les plus utilisés dans Excel :

Créer des tableaux sur Excel

Pour dessiner un tableau, vous devez savoir insérer une ligne ou une colonne. Pour ce faire, vous devez rentrer dans l’accueil et cliquer sur le ruban, vous pouvez aussi les supprimer de la même manière. Si vous voulez nommer votre tableau, tapez le nom que vous souhaitez pour une plage sélectionnée dans la case qui se situe à gauche sous le ruban.

Trier des données

Pour la filtration, sélectionnez le tableau qui contient les informations que vous souhaitez modifier, cliquez sur « données » et choisissez l’option « trier », triez ensuite vos données selon les lignes, les colonnes ou encore les chiffres. Si vous ne voulez afficher qu’une donnée précise, cliquez d’abord sur « données du ruban » puis sur « filtrer ».

Créer des graphiques

Choisissez le graphique qui vous intéresse en cliquant sur « insertion » et qui représentera les données que vous avez préalablement sélectionné.

Ajouter des compléments

Si vous avez besoin de fonctions non-disponibles sur Excel, vous avez la possibilité d’ajouter des compléments qui vous permettront de réaliser votre tâche en entrant dans l’onglet fichier puis dans les options. Cliquez ensuite sur « compléments » et enfin sur « atteindre ».

Utiliser des raccourcis pour travailler plus vite

En ce qui concerne les sélections, si vous voulez le faire pour une feuille entière d’Excel, cliquez sur Ctrl + A, pour une une ligne sur Shift + Espace et pour une colonne sur Ctrl + Espace. Pour les insertions :

  • d’une date Ctrl + point-virgule ;
  • d’une heure Ctrl + deux points ;
  • d’une somme automatique Alt + =.

Par ailleurs, vous pouvez également

  • vous assurer des données en les recalculant avec F9 ;
  • atteindre un tableau ou une plage précise avec F5 ;
  • coller les données sur Excel avec Ctrl + Alt + V.